Preventivo Noleggio: Le cose da sapere
Cosa deve contenere un preventivo per il noleggio di una stampante? Leggiamo insieme i consigli dei nostri consulenti
Chiediamo più preventivi
Quando si ha in mente di usufruire del servizio di noleggio fotocopiatrici o noleggio stampanti, è indispensabile chiedere più preventivi alle aziende del settore al fine di individuare quello più conveniente e in linea con le proprie esigenze. Il giusto approccio da adottare in questo caso, però, non è semplicemente quello di andare alla ricerca del prezzo più basso nella speranza di risparmiare: sono molti infatti i fattori che vale la pena prendere in considerazione per capire se si ha a che fare con un contratto realmente vantaggioso
Non acquistiamo un bene ma servizi
Che siate a Palermo, Napoli, Milano, Genova o in qualunque altra città d’Italia, è opportuno tener presente che quando si parla di noleggio stampanti, non si ottiene solo un dispositivo tecnologico, ma si paga per avere accesso a una serie di servizi a corredo. Ognuno di essi, pertanto, dev’essere analizzato con cura quando si valuta un preventivo, dal momento che non si sta acquistando un bene ma si sta spendendo del denaro per un insieme di servizi dei quali la stampante è solo una componente. Ogni preventivo deve dunque elencare e descrivere con la massima precisione ciascun servizio offerto. Sarebbe ideale, per esempio, che nel preventivo si facesse preciso riferimento all’assistenza tecnica delle stampanti, sia per la manutenzione ordinaria sia per l’eventuale manutenzione straordinaria di cui ci dovesse essere bisogno.
E in caso di guasto?
Il toner o la cartuccia di inchiostro che si esaurisce è solo una delle circostanze più comuni che si possono verificare, ma i rischi di anomalie tecniche sono sempre dietro l’angolo. È bene dunque accertarsi che in caso di un guasto o di un malfunzionamento le spese per la riparazione siano a carico dell’azienda che fornisce la stampante. Nel preventivo questo deve essere indicato (in teoria il canone mensile comprende anche questo tipo di costi); inoltre, sarebbe meglio se fosse specificato anche il tempo medio di intervento, per consentire al cliente di conoscere i tempi di attesa.
Accertiamoci di avere una stampante in sostituzione
Un altro aspetto da non sottovalutare è la sostituzione delle stampanti che non funzionano: non è detto che un problema possa essere risolto sempre in tempi brevi, e quando il pronto intervento non assicura la rapidità desiderata è indispensabile una momentanea sostituzione con un modello equivalente, o anche migliore. Nel preventivo di noleggio stampanti si deve fare riferimento anche a questo servizio comunemente chiamato supporto con muletto. Ovviamente, tale documento deve indicare anche la formula di noleggio proposta: ce ne sono di diversi tipi, dal quick rent o noleggio a breve termine, a noleggi di massimo 60 mesi. La durata dipende, ovviamente, dalle esigenze che devono essere soddisfatte.
Le stampanti ricondizionate una soluzione alternativa
La Lunga durata solitamente tende ad utilizzare l’intero ciclo produttivo della macchina per evitare costi di smaltimento, sprechi e soprattutto per contenere l’adeguamento all’upgrade tecnologico. Questo tipo di noleggio viene solitamente offerto con dispositivi nuovi a zero stampe e soprattutto adeguati ai volumi richiesti dal cliente. Da non dimenticare anche il noleggio stampanti ricondizionate: si tratta di macchinari usati che sottoposti a un trattamento ad hoc che li fa tornare come nuovi. Il preventivo di un contratto per il noleggio di una stampante deve specificare tutti i dettagli relativi al modello o ai modelli di cui si usufruirà, insieme con la lista degli interventi tecnici che rientrano nell’assistenza fornita.
Non è detto che essa sia sempre la stessa: alcune imprese, per esempio, possono garantire la manutenzione ordinaria ma non quella straordinaria, che quindi deve essere pagata a parte e non è compresa nel canone mensile. La manutenzione ordinaria viene eseguita a cadenza regolare: il personale interviene senza che ci sia bisogno di chiamarlo, ma sulla base di un piano prestabilito, e grazie al monitoraggio da remoto del dispositivo stesso. Da capire inoltre, se il canone rimarrà sempre lo stesso per la durata del contratto o sono previsti aumenti legati a particolari indici o al superamento di determinate quantità.
Ci sono dei limiti di stampa?
A tal proposito è sempre bene che nel contratto sia chiarito se esistono limiti ai volumi di stampa mensili della macchina, e il costo per l’eventuale superamento o si opta per un costo di gestione di stampa a consumo che non prevede soglie mensili o annuali di stampa inclusi. In ultimo ma non per importanza, occorre che sia ben specificato nel contratto di noleggio stampanti che la stampante risponda a tutti i requisiti di Legge in materia di Sicurezza (GDPR prevenzione dati sensibili) e Igiene sul Lavoro. Questo soprattutto, quando il suo uso quotidiano è affidato a dipendenti o a collaboratori subordinati che oltre a dover rispettare normative sulla privacy, devono essi stessi essere protetti lavorando in un ambiente sano e non inquinato dalle polveri sottili tipiche dei processi di stampa.